Las firmas de auditoría, las áreas de auditoría interna y los auditores independientes están adoptando principios de gestión de proyectos ágiles en un intento de crear una función de auditoría más flexible, adaptable y orientada al cliente. Hay resultados prometedores, pero también algunas dificultades en el camino.
En este proceso de incorporar temas de agilidad, hay que tener en cuenta que para su implementación se requiere un cambio de mentalidad para todo el equipo de auditoría interna. Los equipos de auditoría deben seguir siendo flexibles, de manera que puedan adoptar soluciones innovadoras más rápido.
A través de la introducción de nuevas técnicas como MoSCoW y Kanban, el tema de agilidad también aumenta la productividad del equipo y la satisfacción de los empleados. Se minimizan los residuos inherentes y se fortalecen los equipos de auditores internos con nuevas técnicas. A continuación, algunas herramientas para la ejecución de auditorías ágiles, que permiten mejorar continuamente la capacidad de ofrecer servicios de auditoría, al tiempo que mejoran la comunicación y la colaboración.
MoSCoW
Se utiliza la técnica MoSCoW (acrónimo de Must Have, Should Have, Could Have, se agregan las letras o para facilitar recordarlo. Significa significa: Debe tener, puede tener, podría tener y no tendrá) para priorizar y planificar actividades de auditoría interna. Este método permite a la auditoría interna llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de actividades de auditoría que podrían generar el mayor valor.
MoSCow también recuerda a los auditores que desarrollen un enfoque en lo que es más importante desde un punto de vista de cobertura de auditoría en un entorno restringido. Esto es especialmente importante dado que se pide cada vez a más auditores, que tengan más resultados con menos recursos. El uso de MoSCoW puede permitir que los equipos de auditoría interna administren de manera más eficiente el alcance, se enfoquen en cuestiones clave e impulsen una mejor asignación de recursos. Sin embargo, la adopción de métodos de priorización como MoSCow requiere esfuerzo cuando los auditores están acostumbrados a cubrir todo en una auditoría específica. Aplicar MoSCoW y obtener buen provecho requiere tiempo, experiencia y mentes abiertas.
Sprints
Los sprints están en el centro de la auditoría ágil e implican intervalos de tiempo (normalmente unas cuatro semanas) durante los cuales se debe completar un conjunto de tareas. Esto permite al equipo de auditoría interna mantenerse enfocado y comprometido a completar las tareas requeridas dentro del tiempo asignado. Requiere un cambio en la mentalidad del auditor, donde durante un sprint todo el equipo de auditoría interna demuestra urgencia y determinación para resolver cualquier obstáculo y obtener los resultados previstos
Se suelen realizar unas cuatro actividades en un sprint. El trabajo que se realiza durante el sprint está previsto en una reunión de planificación. El trabajo colaborativo de todo el equipo de auditoría interna conduce a un plan de trabajo.
El objetivo al final de la reunión es que todos tengan una comprensión completa de cómo se ven las próximas semanas y se comprometan con el trabajo. A continuación, Luego se realiza una reunión diaria corta (de unos 15 minutos) para que el equipo de auditoría interna sincronice las actividades y cree un plan para las próximas 24 horas. Los miembros del equipo explican lo que hicieron el día anterior que ayudó a cumplir con el objetivo de sprint, lo que están planeando hacer hoy, y finalmente discutir cualquier impedimento.
Al final de un sprint, se lleva a cabo una revisión con las partes interesadas clave para resaltar lo que se hizo durante el sprint y para obtener comentarios. Durante esta reunión, cualquier punto de vista de auditoría interna y observaciones de auditoría pueden ser discutidos. Después de esta reunión, un posible formulario de búsqueda de auditoría generalmente se rellena y distribuye a las partes interesadas dentro de las 24 horas para su revisión y planificación de acciones.
También se informa a las partes interesadas de las tareas planificadas para los siguientes sprints.
Por último, hay una reunión retrospectiva, que ofrece la oportunidad para que el equipo de auditoría interna inspeccione y cree un plan de mejora que se llevará a cabo durante los próximos sprints. Se produce después de la revisión de Sprint y antes de la próxima reunión de planificación de Sprint. El resultado clave de esta reunión es inspeccionar cómo fue el último Sprint con respecto a las personas, las relaciones, los procesos y las herramientas.
Para resumir, un sprint normalmente tiene cuatro componentes para administrar el flujo de trabajo del proyecto dado:
- Reunión de Planeación del Sprint: Una reunión enfocada para cubrir todas las expectativas del sprint, quién es responsable de qué y cómo se logrará.
- Stand-Ups diarios: Sesiones informativas diarias sobre lo que se logró el día anterior, los objetivos para las próximas 24 horas y cualquier obstáculo que pueda estar en el camino de alcanzar esos objetivos.
- Revisión de Sprint: Una reunión entre la auditoría interna y las partes interesadas para revisar el trabajo, obtener comentarios y discutir los resultados del sprint.
- Retrospectiva del Sprint: Una reunión para discutir cómo fue el sprint y cómo se puede mejorar el proceso para el siguiente sprint.
